Como el beso de un príncipe muy chungo, la COVID ha despertado a las PYMES no digitalizadas de su inconsciencia. Y hay una ingente cantidad de proveedores dispuestos a transformarlas con sus tecnologías mágicas. Nada nuevo bajo el sol, mismas maneras comerciales que con el boom de las webs, el efecto 2000 o con la entrada del euro: los ñus tienen que cruzar el río y las consultoras solo tienen que esperar en la orilla.
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Hemos sobrevivido a la primera ola y debemos darnos palmadas en la espalda por ello. Tenemos mucha suerte de ser parte de un sector que no depende del flujo de personas en la calle para que nuestro negocio funcione. Infinita suerte. Somos, de hecho, el tipo de servicio que ayudará a las PYMES a surfear la segunda ola (o la tercera o las que estén por venir), somos la tabla, pero como buena tabla, solo somos eso, una herramienta.
Según la “Encuesta 2021 de la Junta Directiva” recién publicada por Gartner, casi el 70% de las empresas tienen previsión de acelerar sus iniciativas de negocio digital como respuesta a la crisis del COVID.
Digitalizar para reducir el impacto de otro posible confinamiento en el consumo, para hacer posible la deslocalización de los equipos porque lo primordial es la salud de las personas, para mejorar las comunicaciones, para que el conocimiento esté accesible, para soportar una conciliación obligada y que la productividad se ve afectada en lo mínimo. Ese es el mantra: digitalizar.
Como agencias, consultoras, desarrolladoras (llamémosnos X) tenemos hoy la capacidad de ayudar a las empresas a salir de esta. Pero un gran poder implica una gran responsabilidad: la de ser honestos, la de no engañar, la de no aprovechar el boom a cualquier precio.
Una de las ventajas de haber empezado en esto hace más tiempo del que recuerdo (¿25 años?) es tener un compendio histórico de crisis y resurgires vivido de primera mano. Recuerdo el “efecto 2000” donde las grandes consultoras se hicieron de oro actualizando sistemas mediante el noble arte de bodyshoppear programadores a dolor, no fueran a desaparecer nuestros ahorros del banco al pensar el sistema que habíamos vuelto a mil novecientos. Y la entrada del euro, otro tanto de lo mismo, virgen santa, la que se armó con la nueva moneda. No voy a quitarle importancia a estos dos hechos para los cuales los sistemas, en una falta de previsión sin precedentes, no estaban listos. Porque, no nos engañemos, el euro nos podía pillar desprevenidos en nuestro AS400 de turno, pero ¿el año 2000?. En fin, quiero recalcar dos premisas: “no se habían previsto” y “se hicieron de oro”, añadiendo una tercera “nos pilló el toro” porque yo viví actualizaciones bien avanzado diciembre de 1999 cuya tensión podría haber infartado a un triatleta.
Y en otro orden de magnitudes, nos podemos remontar un poco más atrás a los 90 donde la urgencia por “tener tu propia web” que “si no estás en internet no eres nadie” venía regada por jugosas subvenciones para poner tu empresa en internet y que dieron lugar a grandes factorías que vendían webs como churros. Ahí el asunto iba más de volumen, los Infonegocio de turno se lo llevaron crudo entonces y no olvidemos que la hoy cool Domestika era en aquel entonces una empresa que te hacía tu web a un coste ridículo.
Y, queridas y queridos, el COVID nos ha traído en distinto tiempo otra vez al mismo lugar. A pesar de que llevamos unos diez años tratando con compañías la necesidad de digitalizar sus procesos, de centralizar su información, de formar a los empleados en herramientas ágiles de comunicación y gestión y de derogar el papel de su día a día, muchas de ellas ni siquiera habían empezado a recorrer este camino cuando el bicho tomó el control de nuestras vidas.
Está claro, nadie podía prever una pandemia (excepto Bill Gates, vale) pero cuando hemos tenido que confinar compañías enteras el resultado ha sido la debacle. Y no solo en Morteros Antonio e hijos S.L., que levante la mano quien ha tenido que esperar semanas a un informe de riesgos por parte de su banco para un ICO… ¡un banco!.
Ahora, el golpe ha sido tal que muchas de las PYMES que habían dejado esto para luego y han logrado sobrevivir al susto, están retomando su digitalización a marchas forzadas y darle caña con el miedo en el cuerpo antes de que llegue la segunda ola y se lleve por delante lo poco o mucho que nos queda - ¿qué mejor momento con media plantilla aun en ERTE y el cashflow bien tocado? (sarcasm mode) -.
Cocodrilos y Ñus
Ahí voy con mi sangrienta metáfora. No me caben en los dedos de la mano las empresas que nos contactan desde junio pidiéndonos el diseño de una aplicación para-lo-que-sea porque han empezado un proceso de transformación digital. Ya sabéis lo contestones que somos, así que esas primeras reuniones suelen ser el comienzo de un montón de preguntas sobre los porqués de dichas aplicaciones. Lo habitual es que el hilo nos lleve hasta una iniciativa que parte de dirección general o del departamento de IT y que, mal que bien, ya está en manos de una consultora que ha empezado a implementar sistemas con presupuestos de cuatro o cinco ceros y plazos de muchos meses.
No dejemos de lado que la transformación digital es el nuevo efecto 2000 y que movidos por un sentimiento de urgencia, los clientes que se han lanzado a buscar proveedores lo han hecho desde donde creen que está el problema: en la tecnología. Y ahí aparece este gran negocio de implementación de gigantes ERPs en el backoffice y CRMs en el frontoffice para digitalizar el día a día dentro y fuera de la compañía. Proyectos complejos, caros y largos, donde la curva de adopción de empleados y clientes es muy dura. Pero parece que no hay otra forma de sobrevivir que migrar recorriendo la estepa aunque, por el camino, debamos sacrificar a los cocodrilos una buena parte de nuestro presupuesto y, peor aun, de nuestras energías.
Sin acritud, soy consciente de que las consultoras tecnológicas también han pasado su momento complicado con esto del COVID, al final, nadie niega que los cocodrilos tienen hambre. Pero como vegetariana siempre en duro equilibrio, me caen mejor los ñus y creo que hay otros caminos, menos complicados, más económicos, en los que no hay que dejarse los restos para empezar a digitalizarse y proteger nuestra empresa, así que voy a intentar explicarme.
10 claves y mitos de la transformación digital
No me podía quedar con la ganas de hacer una listita (con lo buenísimo que es esto para el tráfico orgánico) pero, ahora en serio, sin ninguna intención de sentar cátedra y con la humildad que me confiere el ser víctima de un síndrome de impostora crónico, solo os voy contar aquí lo que he aprendido ayudando a las empresas a digitalizarse (que ni de lejos, transformarse), por si sirve de algo a la hora de cruzar el río. Sin anestesia:
1.- Mito: digitalizarse es prioritario
No es cierto, ninguna empresa se detiene para digitalizarse, a los empleados no se les da la oportunidad de bajar su ritmo para adaptarse a las nuevas herramientas y el resultado es que se implementan los sistemas, se imparte un plan de formación exprés, palmada en la espalda y “dale, que vas tarde”.
Por eso es importante tener claro que es un proceso que va a llevar su tiempo a todo el mundo y que en el minuto cero impactará considerablemente en el rendimiento. Si no se da a los equipos el tiempo para adaptarse, se producirá un rechazo frontal, lo cual es especialmente dañino cuanto se trata de digitalizaciones que van de dentro hacia fuera (implicando a proveedores y clientes), ya que si los trabajadores no funcionan como prescriptores, los plazos de adopción se eternizarán.
2.- La transformación digital no existe sin las personas
En efecto, no se puede empezar un proyecto de transformación digital sin incorporar en la conversación a los destinatarios de la tecnología, sin implicarlos, investigar su día a día, sus procesos, sus puntos del dolor y establecer dónde sería óptimo digitalizar para hacer sus vidas más fáciles y sus tareas más eficientes (al final, se trata de eso). Solo si todos los equipos participan en la toma de decisión, sentirán la tecnología como suya y la adopción sea extensiva y real, dando un retorno a la inversión.
(Para quien quiera conocer mi opinión sobre este tema ya en profundidad, os remito a la lectura de Del travestismo digital a la transformación digital).
3.- Mito: Digitalizarse es una cuestión de todo o nada
Esto es una mentira mentirosa, es más, si de la noche a la mañana todos nuestros procesos pasan a estar digitalizados, se llevarán por delante el tiempo y las energías de los equipos como un tsunami. Ni siquiera una digitalización debe comenzar por un análisis de integraciones de todo el software de la empresa (¿acabo de oír a unos cuantos tecnofascistas rasgarse las vestiduras?).
Está claro que el modelo de negocio de consultora basado en vender un ERP o un CRM y darle salida a diez o doce programadores que tienen la malísima costumbre de comer todos los días no admite estas propuestas MVP. Y no estoy diciendo que Salesforce o SAP no sean soluciones útiles y necesarias, no, ni de lejos. Estoy estableciendo cuál es el punto de partida para que un equipo no digitalizado empiece a rodar, y si lo que hace falta es un ERP, bienvenido sea, pero eso no invalida el hecho de que ambas propuestas son compatibles (porque se monta un Slack y se forma a un equipo en una semana mientras que un SAP… bueno, ya sabemos lo que puede tardar en implementarse un SAP).
4.- Digitalizarse es un proceso progresivo
Pedir a un equipo de 60 comerciales que llevan a sus clientes en una libreta (o, con suerte, en un excel) que vuelquen todo su conocimiento y sus procesos en un CRM es una tarea titánica destinada al fracaso. Es vital entender cómo funciona la compañía desde dentro, poniendo en marcha en primer lugar productos a pequeña escala que sirvan de campo de entrenamiento en la migración de los procedimientos tradicionales a las nuevas fórmulas digitales. Para ello hay modelos estupendos para testar con bajo coste (SaaS, con suscripciones por usuarios…) y que nos pueden dar pistas de dónde se va a acoger con mayor aceptación y dónde vamos a rentabilizar antes y en mayor grado la digitalización.
A veces, el primer pasito es tan sencillo como implementar Slack en la empresa para que los equipos se hablen y que empiecen a abandonar esa lacra que puede llegar a ser el correo electrónico, dar una formación sobre Trello o Asana para que sus procesos empiecen a tener una vida digital, montar un Drive o un Dropbox para que los archivos relevantes estén en la nube… la relación impacto - coste de estas soluciones ágiles es impresionante y el riesgo es mínimo, las pruebas de concepto nos evitarán realizar grandes inversiones a ciegas antes de tener clara la fórmula correcta y servirán para educar a los usuarios.
5.- Mito: digitalizarse es una decisión (exclusivamente) corporativa
El discurso de la consultoría tradicional vende la transformación desde un punto de vista exclusivamente financiero como una vía para mejorar las cifras: eficiencia, ahorro de costes, ventaja competitiva.
Esta aproximación suele calar bastante bien en la dirección de empresas donde su estructura es extremadamente tradicional y muy vertical, sin embargo, hay que contemplar que tendrá sus principales detractores en los trabajadores, quienes no son conscientes de los objetivos de la compañía porque nunca han sido implicados en ellos ni se les comunica de forma transparente.
6.- El trabajo por objetivos es la clave de la transformación
Contrariamente al punto anterior, lo cierto es que digitalizar es una oportunidad de empoderar a los empleados, de implementar políticas de transparencia donde cada persona sea consciente de su aportación en la empresa, dándoles herramientas para medir su eficiencia en el día a día y participar así activamente en mejorar su rendimiento, mejorando su calidad de trabajo.
La mejor parte de digitalizar es que permite medir y los datos son nuestros amigos (para todo). Acompañar este proceso con metodologías de trabajo en las que los empleados puedan definir sus tareas a partir de los objetivos de su departamento y de la compañía - como pueden ser los OKRs - da un sentido a la aportación de valor del empleado y activa la generación de propuestas orientadas a resultados (y no a horas sentados calentando una silla).
7.- Mito: se pueden digitalizar los procesos independientemente de la cultura
No es posible realizar cambios radicales en el trabajo de las personas sin cambiar cómo piensan las personas. Si la tecnología es la maquinaria de la digitalización, la cultura corporativa es lo que engrasa esa maquinaria. No hay CRM que funcione si los usuarios del sistema no están dispuestos a operar su día a día en el sistema. Para lograr una implicación en el proceso de transformación es importante establecer una cultura que permita apreciar las ventajas de una compañía digital y tecnológicamente competente.
8.- Sin líderes no hay digitalización
Y aquí está la madre del cordero (¿o debería decir del ñu?): descubrir en cada área de la compañía a las personas que pueden liderar el cambio y que van a hacerse responsables de hacer posible el salto digital en los equipos.
No nos engañemos, este proceso en compañías muy tradicionales va a resultar pura minería porque, de hecho, va en contra de sus fórmulas históricas que consisten en imponer el cambio desde arriba. En este caso es al contrario, cuanto más abajo en la estructura jerárquica estén los intraemprendedores, más efectiva será su acción como promotores de las nuevas herramientas.
9.- No existe una transformación “café para todos”
El ecommerce es el ejemplo más claro de la gran mentira de la transformación digital. Y aunque da para otro artículo completo, es un punto que no quiero dejar pasar: es completamente falso que poniendo tu tienda online vaya a vender. El ecommerce extensivo es un heredero terrible del “necesitas una web” de los 90. Y aprovechar los últimos esfuerzos económicos de comercios físicos que ven sus días contados a causa de la crisis es inmoral y vergonzoso.
Montar un ecommerce de éxito, sea cual sea el producto, es un trabajo arduo y que requiere de un equipo de perfiles muy especializados o bien de un perfil emprendedor con una inmensa capacidad para absorber y aplicar conocimiento de muchas disciplinas. Por encima de tener un producto único, hay múltiples necesidades para arrancar: establecer una política de precios, tratar con proveedores de logística, negociar con los medios de pago, cumplir la legalidad, diseñar un servicio a soporte al cliente… hay que conocer tener claro nuestro modelo de negocio, saber cuál es el coste de adquisición de un cliente, cuándo ese cliente empezará a ser rentable, cómo vamos a retenerlo, activarlo y fidelizarlo, cómo conseguiremos convertirlo en embajador de nuestra marca o producto.
El trabajo que lleva una sola venta es ingente. No es un proyecto tecnológico, es un proyecto estratégico: un ecommerce es un nuevo negocio que en la mayor parte de las ocasiones no nos va a servir para salvar nuestro negocio actual.
10.- Al final, la prueba del algodón es una pandemia
Si los bancos o las telcos, adalides de ser empresas transformadas y digitales, se han visto seriamente perjudicadas en el proceso de trasladar un centro de trabajo a la casa de cada empleado… no es de extrañar que PYMES de diversa índole (industria, logística, retail…) se hayan visto completamente detenidas.
Para evitar a los cocodrilos: busca quien te acompañe en el camino pensando en tu empresa (y luego en la tecnología), implica a tus equipos en el proceso, digitaliza poco a poco, midiendo tus esfuerzos financieros y la dedicación de las personas. Y cuando quieras comprobar cómo de transformada está tu empresa, manda a todos tus equipos una semana a su casa: si tu negocio sigue funcionando, enhorabuena, ¡ya eres digital!.